De competentieclustering voor ongeveer 1500 medewerkers was onderdeel van mijn opdracht bij een bedrijf dat actief is in de ICT-branche. Deze competentieclustering zou worden uitgevoerd voor verschillende specialistische functies, bijvoorbeeld voor ICT-ers, bij de verschillende werkmaatschappijen van de opdrachtgever. Voordat de competentieclustering plaatsvond, kregen een aantal medewerkers een nieuwe functie en/of werden zij overgeplaatst naar een andere werkmaatschappij. Daarna werden er brieven verstuurd, als aanvulling op hun huidige arbeidsovereenkomst.

Mijn taak bestond uit het verwerken van de aangeleverde gegevens, de functiewijzigingen en/of overplaatsingen in de aanvulling op de arbeidsovereenkomst, in samenwerking met een vaste medewerker van de opdrachtgever. Ook moest het ondertekenen van de directeuren en medewerkers bewaakt worden, naast het retour ontvangen van de brieven op de personeelsadministratie. Dit hele proces moest binnen een maand gerealiseerd zijn.

Er werden sheets aangeleverd met daarin een overzicht van de huidige situatie en een concept van de nieuwe situatie. Deze sheets moesten op juistheid gecontroleerd worden met behulp van SAP. Bij deze controle moet gedacht worden aan eventueel nieuwe functies, de overgang naar een andere werkmaatschappij, het bepalen wie de nieuwe directeur is (voor ondertekening), enzovoorts.

Het resultaat was dat de brieven een week later verdeeld waren onder de directeuren ter ondertekening, waarna zij naar de medewerkers werden verstuurd eveneens ter ondertekening. Binnen twee weken hadden we ongeveer 75% van de verzonden brieven retour. Na een aantal medewerkers herinneringen te hebben gestuurd, hadden we na een maand 99% van de brieven ondertekend retour ontvangen.

In deze opdracht heb ik veel ad hoc werk verricht. Om zo’n opdracht gestructureerd en efficiënt te laten verlopen, is het belangrijk dat de juiste informatie op tijd wordt aangeleverd.